L’audit initial est passé, le certificat est affiché, et l’on se dit qu’on a trois ans devant soi. En réalité, l’audit de surveillance Qualiopi arrive vite : il se tient entre le 14e et le 22e mois après la certification. Bonne nouvelle, il se prépare beaucoup mieux au fil de l’eau que dans l’urgence.
Ce que l’auditeur vient vérifier
L’audit de surveillance est plus court que l’audit initial, souvent une demi-journée à une journée selon la taille de l’organisme. L’auditeur ne vérifie plus que vos procédures existent : il vérifie qu’elles sont appliquées. Il attend donc des preuves datées, issues de vraies sessions de formation.
Les preuves à alimenter toute l’année
- Les analyses du besoin et les positionnements de chaque stagiaire, avant l’entrée en formation.
- Les émargements, les évaluations des acquis et les attestations de fin de formation.
- Les questionnaires de satisfaction, et surtout ce que vous en avez tiré.
- La veille (réglementaire, métier, pédagogique) et sa diffusion à l’équipe.
- Le traitement des réclamations et des aléas, même quand il n’y en a eu qu’un.
Celles que l’on oublie le plus souvent
Dans les dossiers que je reprends, trois points reviennent sans cesse : les actions d’amélioration qui ne sont pas tracées alors qu’elles ont bien eu lieu, les formateurs dont les compétences ne sont pas mises à jour, et l’accessibilité aux personnes en situation de handicap, prévue sur le papier mais jamais documentée en pratique.
Ma méthode : un rendez-vous de 30 minutes par mois
Une demi-heure par mois suffit pour classer les preuves de la période, compléter le tableau de suivi des indicateurs et noter les améliorations en cours. Le jour de l’audit, il ne reste plus qu’à ouvrir le dossier. C’est exactement ce que je propose dans le suivi mensuel des organismes de formation.
En cas de non-conformité majeure, la certification peut être suspendue le temps de corriger. Mieux vaut donc s’y prendre trois mois avant la fenêtre d’audit que trois jours.
